Um funcionário CLT custa, para a empresa, bem mais do que o salário: na conta final, algo entre 1,4 e 1,8 vez o salário bruto, dependendo do regime tributário. Ou seja, alguém com salário de R$ 3.000 sai por algo entre R$ 4.200 e R$ 5.400 por mês, somando encargos. Benefícios (vale-refeição, plano de saúde) entram por cima disso.
O salário é só a parte visível. Por trás dele vêm FGTS, 13º, férias com 1/3, INSS patronal, Sistema S e outros encargos, que variam conforme a empresa esteja no Simples Nacional ou no Lucro Presumido/Real. Este guia mostra o que entra na conta, com uma tabela de encargos e dois exemplos de cálculo.
Aviso: os percentuais abaixo são aproximados e servem para estimativa. Itens como RAT/SAT e Sistema S variam por setor e grau de risco, e convenções coletivas podem mudar valores. Para fechar o número exato do seu caso, confirme com seu contador.
O que entra no custo de um funcionário
O custo total se divide em três blocos:
- Salário: o valor combinado em contrato, pago até o 5º dia útil.
- Encargos obrigatórios: FGTS, INSS patronal, 13º, férias + 1/3, Sistema S, RAT, salário-educação. É aqui que mora a diferença entre os regimes.
- Benefícios: vale-transporte (obrigatório), e os opcionais ou de convenção: vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, auxílio-creche.
Tabela de encargos sobre o salário
Os principais encargos, em percentual sobre o salário bruto, e em quais regimes incidem:
| Encargo | % sobre o salário | Simples Nacional | Lucro Presumido/Real |
|---|---|---|---|
| FGTS | 8% | ✅ | ✅ |
| Férias + 1/3 (provisão) | ~11,1% | ✅ | ✅ |
| 13º salário (provisão) | ~8,3% | ✅ | ✅ |
| Provisão de multa do FGTS (rescisão) | ~4% | ✅ | ✅ |
| INSS patronal | 20% | ❌ isento | ✅ |
| Sistema S (Sebrae, Senai, Sesi…) | ~3,3% | ❌ isento | ✅ |
| RAT/SAT (acidente de trabalho) | 1% a 3% | ❌ isento | ✅ |
| Salário-educação | 2,5% | ❌ isento | ✅ |
A diferença-chave: empresas do Simples Nacional são isentas do INSS patronal, do Sistema S, do RAT e do salário-educação (já embutidos no DAS). Por isso um funcionário custa bem menos no Simples do que no Lucro Presumido/Real.
Somando tudo, os encargos representam aproximadamente:
- Simples Nacional: ~35% a 40% acima do salário → custo total em torno de 1,4x o salário.
- Lucro Presumido/Real: ~70% a 80% acima do salário → custo total em torno de 1,7x a 1,8x o salário.
Exemplos de cálculo (salário de R$ 3.000)
Para tornar concreto, veja o custo aproximado de um funcionário com salário bruto de R$ 3.000, antes dos benefícios:
No Simples Nacional
| Item | Valor |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 3.000 |
| FGTS (8%) | R$ 240 |
| Férias + 1/3 (provisão) | R$ 333 |
| 13º salário (provisão) | R$ 250 |
| Provisão de multa do FGTS | R$ 120 |
| Custo mensal aproximado | ≈ R$ 3.943 (1,31x) |
No Lucro Presumido/Real
| Item | Valor |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 3.000 |
| INSS patronal (20%) | R$ 600 |
| FGTS (8%) | R$ 240 |
| Férias + 1/3 (provisão) | R$ 333 |
| 13º salário (provisão) | R$ 250 |
| Sistema S (~3,3%) | R$ 99 |
| RAT/SAT (~2%) | R$ 60 |
| Salário-educação (2,5%) | R$ 75 |
| Provisão de multa do FGTS | R$ 120 |
| Custo mensal aproximado | ≈ R$ 4.777 (1,59x) |
A esses valores ainda se somam o vale-transporte (obrigatório, com a empresa custeando o que exceder 6% do salário) e os benefícios que a empresa oferecer. Com vale-refeição e plano de saúde, o multiplicador no Lucro Real costuma chegar perto de 1,8x.
CLT, PJ e MEI: o custo muda
CLT (carteira assinada). É o cenário dos cálculos acima: a empresa arca com todos os encargos, mas tem o vínculo regular, com aviso prévio, FGTS e estabilidade da relação.
PJ (prestador com CNPJ). À primeira vista é mais barato (sem encargos trabalhistas), mas envolve risco: se o prestador atua com pessoalidade, habitualidade, subordinação e salário, fica caracterizado vínculo de emprego. A empresa pode ser autuada e responder por passivos trabalhistas e previdenciários retroativos. O “barato” pode sair caro.
MEI com funcionário. O microempreendedor individual pode contratar um empregado, em geral recebendo até um salário mínimo ou o piso da categoria. O custo extra é baixo: cerca de 11% sobre o salário (8% de FGTS + 3% de contribuição previdenciária patronal), além das provisões de férias e 13º e do vale-transporte.
Por que esse número importa
Saber o custo real de um funcionário não é só contabilidade. Uma contratação errada custa o salário multiplicado por todos esses encargos, mais o tempo de recrutamento e seleção e o impacto no time. É por isso que reduzir o turnover tem efeito direto no caixa: cada saída precoce joga fora todo o investimento já feito naquele capital humano.
Em outras palavras, calcular bem o custo ajuda em duas frentes: planejar o orçamento com realismo e enxergar o retorno de investir em reter quem já está na casa.
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário CLT para a empresa? De 1,4 a 1,8 vez o salário bruto, dependendo do regime. No Simples Nacional, os encargos somam ~35% a 40% acima do salário; no Lucro Presumido/Real, ~70% a 80%, por causa do INSS patronal (20%) e dos demais encargos.
Quanto a empresa paga de imposto por funcionário? No Lucro Presumido/Real, os encargos sobre a folha (INSS patronal, Sistema S, RAT, salário-educação, FGTS) chegam a algo em torno de 70% a 80% do salário. No Simples Nacional, boa parte desses encargos já está embutida no DAS, e o acréscimo direto sobre o salário cai para perto de 35% a 40%.
Qual a diferença de custo entre Simples e Lucro Real? O Simples é isento de INSS patronal (20%), Sistema S, RAT e salário-educação sobre a folha. Isso faz um funcionário custar bem menos no Simples do que no Lucro Presumido/Real, para o mesmo salário.
Vale a pena contratar PJ em vez de CLT? Pode reduzir encargos, mas só é seguro quando não há subordinação, pessoalidade e habitualidade. Se houver, o vínculo de emprego pode ser reconhecido na Justiça, gerando passivo retroativo. Avalie o risco com orientação jurídica e contábil.
Quanto custa um funcionário para o MEI? Cerca de 11% sobre o salário (8% de FGTS + 3% de contribuição previdenciária), além das provisões de férias e 13º e do vale-transporte. O MEI pode ter um empregado.
Conclusão
O salário é a ponta do iceberg: na prática, um funcionário CLT custa de 1,4x (Simples) a 1,8x (Lucro Real) o salário bruto, antes mesmo dos benefícios. Conhecer essa conta é o que permite orçar contratações com realismo, comparar regimes e dimensionar o impacto financeiro de cada decisão de pessoal.
Para fechar o número exato do seu caso, com as alíquotas específicas do seu setor e da sua convenção coletiva, vale consultar um contador. E para que cada contratação renda o que custa, a Human Solutions ajuda a escolher melhor desde o início, com ferramentas de avaliação e perfil comportamental que aumentam o acerto na seleção e reduzem o custo invisível de uma contratação errada.