Comunicação assíncrona: o que é, exemplos, como fazer com eficiência

Você usa a comunicação assíncrona há mais tempo do que imagina, mas talvez não a conheça pelo nome. Todo tipo de comunicação que não ocorre em tempo real é assíncrono. Quando as gerações passadas trocavam cartas, isso era comunicação assíncrona.

Nos dias atuais, ela está presente nos e-mails que enviamos, nas mensagens via aplicativo, em um áudio ou vídeo que mandamos pelo smartphone. Toda vez que você comunica algo, mas a outra pessoa pode responder no tempo dela, é comunicação assíncrona.

Em contrapartida, a comunicação síncrona é a ligação telefônica ou a conversa cara a cara. Tudo aquilo em que todos estão presentes. Ambos os tipos de comunicação têm suas vantagens e desvantagens. É importante escolher o caminho certo para a situação.

A comunicação síncrona é melhor para assuntos urgentes ou quando uma resposta rápida é necessária. As ferramentas de comunicação assíncrona são melhores para assuntos menos urgentes ou quando você precisa pensar em sua resposta.

Esteja você trabalhando com uma equipe híbrida ou não, é provável que esteja usando comunicação síncrona e assíncrona. Quando usado corretamente, cada tipo de comunicação pode complementar o outro para ajudá-lo a se comunicar de forma eficaz.

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é qualquer tipo de comunicação que não acontece em tempo real. Ou seja, não requer uma resposta imediata. Ela ocorre quando duas (ou mais) pessoas podem se comunicar sem a necessidade de estarem presentes no mesmo exato momento.

É o texto enviado pelo smartphone, o e-mail disparado do computador ou a mensagem digitada num software de gestão de projetos. O destinatário pode responder imediatamente, mas você não está envolvido em um diálogo ativo em que ambos estão em tempo real.

Significado de comunicação assíncrona

Em um contexto geral, assíncrono é um adjetivo que descreve objetos ou eventos que não são coordenados no tempo. O termo é formado pelas palavras de origem grega asyn, que significa “não”, e chronos, que significa “tempo”.

A comunicação assíncrona envolve dados que podem ser transmitidos intermitentemente em vez de em um fluxo constante. Com o aumento do trabalho remoto, ela mantém organizações funcionando, mesmo que funcionários não compartilhem o mesmo espaço.

Qual é a diferença entre comunicação assíncrona e síncrona?

Ao contrário da comunicação assíncrona, a comunicação síncrona acontece em tempo real. Na comunicação síncrona, você e seu ouvinte estão sincronizados. Uma pessoa entrega suas informações e o destinatário ouve no momento e responde imediatamente.

Não há intervalo de tempo nesta forma de comunicação. Existem certas instâncias em que a comunicação síncrona é uma forma mais útil. Por exemplo, se os integrantes de uma equipe desejam debater ideias para um projeto, faz sentido fazer isso em tempo real.

Os envolvidos podem trocar ideias e comunicar preocupações no momento sem medo de qualquer mal-entendido. Porém, a comunicação síncrona requer um planejamento para garantir que todos da equipe possam participar da reunião em um determinado horário.

E nem sempre isso é necessário. Talvez o líder descubra que sua equipe possa fazer um brainstorming produtivo por e-mail, Slack ou Google Doc. Essas formas de comunicação assíncrona permitem que cada integrante da equipe comunique ideias quando quiser.

Exemplos de comunicação assíncrona

Há muitos exemplos de comunicação assíncrona. No passado, muitas pessoas se comunicavam por carta, o que é um tipo de comunicação assíncrona. No mundo digital, ainda há muitas formas de comunicação assíncrona. Vamos ver algumas das principais:

E-mail: não existe uma pressão para responder instantaneamente aos e-mails de trabalho. Os funcionários podem responder em um horário conveniente por meio de ferramentas populares como Gmail e Outlook.

Softwares de mensagens: softwares de mensagens como Microsoft Teams, WhatsApp e Slack são úteis para a comunicação e colaboração dos funcionários. A pessoa envia uma mensagem e o destinatário responde quando fica online.

Gravação de vídeo: gravações de vídeo ou demonstrações funcionam muito bem quando um profissional precisa explicar um processo, por exemplo. Ferramentas populares de gravação de vídeo incluem Zoom e Loom.

Colaboração na nuvem: com ferramentas como o Google Workspace e o Microsoft Teams, uma pessoa pode colaborar em documentos com seus colegas de equipe, fazer edições e deixar comentários que eles possam abordar em um momento conveniente.

Bibliotecas de vídeo: uma biblioteca de vídeo é uma coleção de vídeos de treinamento. Os funcionários podem assisti-los como parte do processo de integração ou em intervalos regulares de treinamento.

Softwares de gerenciamento de projetos: as ferramentas de gerenciamento de projetos são uma ótima maneira de colaborar em projetos, comunicar entregas e acompanhar a atividade do projeto. Exemplos incluem Asana e Trello.

Wikis e intranets: Wikis e intranets servem como fonte de informação dentro de uma organização. É um repositório de documentos, processos e outros recursos da empresa que os funcionários precisam para desempenhar suas funções de trabalho.

Quais as ferramentas usadas tradicionalmente na comunicação assíncrona?

Ferramentas de comunicação assíncrona são usadas ​​para que pessoas em diferentes locais possam colaborar umas com as outras. Elas são úteis, não importa onde os indivíduos estejam, se estão no final do corredor ou em fusos horários distantes.

Google Drive. O Google Drive é um excelente exemplo de comunicação assíncrona. Ele permite que a pessoa trabalhe em documentos, planilhas, apresentações e muito mais. Tudo em horários e locais separados. É uma ferramenta útil para editar documentos e deixar comentários para outros integrantes da equipe abordarem em outro momento.

Slack. Outra ferramenta popular de comunicação assíncrona é o aplicativo de mensagens Slack. Ele pega conversas que eram tradicionalmente feitas por e-mail e as move para um serviço de mensagens. A pessoa pode criar diferentes canais para diferentes equipes ou tópicos e responder às mensagens em sua própria programação.

Trello. O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que se baseie na prática do quadro Kanban. Ela traz uma plataforma que divide as tarefas em “coisas a fazer”, “em andamento” e “concluídas” para manter as equipes focadas. Entre as características principais estão tarefas personalizáveis que ​​facilitam a adição de prazos e comentários.

Loom. O Loom pode ser utilizado quando uma descrição de texto não for suficiente. A gravação de tela perfeita torna mais fácil explicar alguns pontos e orientar outras pessoas que não estão com pessoalmente com quem passa as informações. A ferramenta também se integra ao Slack para um compartilhamento mais simples.

Asana. Sistemas de gerenciamento de projetos como o Asana são igualmente úteis para comunicação assíncrona. Com Asana, a pessoa cria projetos e prazos que são atribuídos a colegas de equipe para trabalhar. Os colegas de equipe podem se comunicar em seu próprio ritmo nos quadros de projeto para realizar seu trabalho com mais eficiência.

Monday.com. Monday.com é um hub de trabalho virtual que ajuda equipes na comunicação assíncrona e colaboração. Ele fornece visibilidade em todas as áreas de um projeto e se integra a outras ferramentas que a equipe usa diariamente. Também oferece a capacidade de automatizar processos de rotina para que as equipes possam focar em trabalhos.

Dropbox. Ter um local seguro e centralizado para carregar e armazenar arquivos e dados é essencial, especialmente quando os integrantes da equipe estão trabalhando remotamente. O Dropbox oferece armazenamento acessível e seguro com planos que atendem às necessidades e ao orçamento de qualquer organização.

Gmail. O e-mail é uma forma de comunicação assíncrona que quase certamente todos já usam. Mesmo que você não esteja usando o Gmail, provavelmente já ouviu falar do serviço de e-mail do Google. Ele se integra ao Google Chat, Google Meet, Google Agenda e muitas outras ferramentas, tudo em um fluxo de trabalho.

Qual é a importância dessas ferramentas para a rotina de uma equipe de trabalho?

O trabalho assíncrono já existe há tempos, mas a pandemia da covid e o consequente trabalho remoto fizeram as empresas pisarem no acelerador. Elas começaram a adotar muitas ferramentas assíncronas para se conectar e colaborar com integrantes remotos.

Com pessoas e equipes localizadas em diferentes lugares, foi preciso encarar um série de novo desafios. Logo, esses estilos de trabalho e métodos de comunicação assíncronos se tornaram a norma. Diversas ferramentas foram adotadas como resposta a isso.

Um fluxo de trabalho assíncrono eficaz envolve os integrantes da equipe dividindo a carga de trabalho em tarefas menores, por exemplo. Também é preciso atualizar e registrar o progresso com frequência. Para que o fluxo ocorra, muitas ferramentas entram em ação.

Afinal, o fluxo de trabalho depende de comunicação eficaz, documentação e tecnologia assíncrona. Como vimos, desde o e-mail, passando por aplicativos de mensagens ou softwares de gerenciamento de projetos, são muitas as opções de ferramentas.

Nos dias atuais, é impensável imaginar uma organização que não utilize diversas ferramentas de comunicação assíncrona em seu cotidiano. Elas estão tão integradas ao trabalho atual quanto o telefone ou a reunião presencial estiveram um dia.

Quais as vantagens da comunicação assíncrona?

Apesar de todos os desafios, o trabalho remoto oferece pontos positivos para funcionários e empregadores. Leva tempo para se acostumar e tempo para descobrir seu próprio ritmo, mas uma vez que você o faz, a navegação pode ser tranquila e a produtividade, otimizada.

A comunicação assíncrona pode ser útil em situações em que as pessoas não podem se encontrar pessoalmente ou quando desejam se comunicar à distância. Vamos ver algumas vantagens desse tipo de comunicação, no contexto de trabalho remoto:

Flexibilidade para responder quando puder 

Um dos maiores pontos fortes do trabalho remoto é que as pessoas são livres para definir seus próprios horários. A comunicação assíncrona oferece a liberdade de planejar seu dia de trabalho com base em suas horas mais produtivas.

Assim, em vez de tentar responder mensagens de maneira ininterrupta, você pode agrupar suas respostas quando tiver tempo. Mais flexibilidade permite que você gaste períodos prolongados no que é mais importante, resultando em melhor desempenho e produtividade.

Comunicação mais eficiente

Embora a comunicação assíncrona seja mais lenta, ela tende a ser de qualidade superior às respostas instintivas. Ela permite, por exemplo, que você pense em uma ideia específica, reúna seus pensamentos e ofereça respostas quando estiver pronto.

Isso torna mais fácil para outras pessoas entenderem sua mensagem de forma eficaz e evita idas e vindas desnecessárias. A comunicação assíncrona fornece a todos tempo e espaço para formular cuidadosamente opiniões e fornecer feedback ponderado.

Mais transparência

As plataformas de comunicação assíncrona permitem um nível de transparência que a comunicação síncrona não oferece. Em tempo real isso só é possível se alguém estiver sempre fazendo anotações detalhadas ou que gravando todas as reuniões e chamadas.

Na comunicação assíncrona, as decisões tomadas e o trabalho realizado são registrados e arquivados automaticamente. Isso fornece um nível inigualável de manutenção de registros detalhados e a capacidade de analisar e otimizar rotineiramente os fluxos de trabalho.

Produtividade aumentada 

Num ambiente síncrono, o funcionário gasta, em média, 12 horas por semana preparando e participando de reuniões. Sem distrações, os funcionários podem bloquear o tempo para o trabalho intenso e, em seguida, agrupar as respostas algumas vezes ao dia.

Os funcionários também podem disparar a produtividade ao compartilharem de modo assíncrono informações para economizar tempo e estresse. Quando a equipe pode responder no seu tempo, ela podem realmente se concentrar no trabalho.

Comunicação mais nivelada

Muitas vezes são as vozes mais altas ou mais importantes na sala que dominam as reuniões presenciais. Ao mover a discussão para plataformas assíncronas, é fácil para todos compartilharem suas melhores ideias e serem ouvidos.

Isso pode ser especialmente útil para os integrantes mais tímidos de uma equipe, deixando as participações mais niveladas. Também pode valer para qualquer pessoa que queira apenas mais tempo para organizar seus pensamentos.

Como fazer para que a comunicação assíncrona seja eficiente na empresa?

Com o trabalho remoto, cada vez mais as empresas terão que encontrar um equilíbrio entre trabalho sincronizado e assíncrono. Também terão que discernir o que adotar num ambiente remoto. Fazer a comunicação assíncrona funcionar requer organização e regras.

A comunicação assíncrona funciona se toda a equipe estiver alinhada. Feito corretamente, reduz a sobrecarga de colaboração e libera o tempo de funcionários para trabalho intenso, sem sacrificar a eficiência e a colaboração necessária. Como fazer isso com eficiência?

Oriente os colaboradores sobre o funcionamento das ferramentas de comunicação

Em geral, a implementação da comunicação assíncrona significa adicionar novas tecnologias ao local de trabalho. A organização não deve presumir que os integrantes da equipe saibam como usá-las, especialmente das maneiras mais benéficas.

Por isso, devem ser fornecidos documentos, vídeos de treinamento e um ponto de contato claro para perguntas. Investimentos em novas tecnologias são uma realidade para se adaptar aos novos tempos. Isso inclui treinamento adequado a todos os participantes.

Oriente os colaboradores sobre a necessidade de estabelecer uma comunicação clara

Incentive os colaboradores a passar algum tempo com cada nova ferramenta e compartilhar impressões. Peça que compartilhem ideias sobre a comunicação no trabalho e como ela pode ser melhorada. Comunicação em excesso é melhor do que comunicação insuficiente.

Mas se comunicar de forma pouco clara e desnecessária é um problema que pode ocorrer com a comunicação assíncrona. Certifique-se de definir diretrizes claras com sua equipe sobre como eles devem se comunicar em canais públicos e privados.

Desenvolva uma estratégia que preze pela organização na comunicação interna

A organização deve pensar nas metas que está tentando atingir e como a comunicação assíncrona pode apoiá-las. Em seguida, deve determinar quais políticas e procedimentos serão precisos para garantir que funcione conforme desejado.

Antes de apresentar uma ferramenta, resuma como ela apoia seus objetivos e priorize-a claramente durante o treinamento. À medida que a equipe evolui, aprenderá a se comunicar com mais eficiência. Documente essas práticas e adicione-as às diretrizes de comunicação.

Identifique e oriente colaboradores que se mostrem relapsos na comunicação assíncrona

Não há uma maneira de “fazer” colaboração assíncrona. A organização não pode simplesmente dizer às pessoas para começarem a se comunicar de forma assíncrona e deixá-las por conta própria. É preciso um acompanhamento para corrigir rotas.

A melhor comunicação é fruto de processos específicos para a colaboração assíncrona. Isso garante que todos a entendam e trabalhem com ela da mesma maneira. É preciso discutir os processos que funcionarão melhor para a equipe e orientar todas as partes.

Recorra à comunicação assíncrona ou síncrona de forma inteligente: opte pela melhor forma para a ocasião

Não é possível nem saudável abandonar totalmente a comunicação em tempo real. Há situações em que ela faz sentido. O trabalho remoto, por exemplo, pode ser isolador. A comunicação síncrona pode ajudar a criar relacionamento com colegas de equipe.

Também é útil quando você deseja discutir tópicos delicados, fornecer feedback crítico, avaliação de desempenho ou debater várias ideias de uma só vez. Quando um projeto avança rapidamente e todos devem estar sincronizados, uma reunião pode ajudar.

Porém, pode ser uma perda de tempo em outras ocasiões. A dica é manter a comunicação síncrona no mínimo. Dê autonomia à equipe, mas estabeleça regras que mantenham todos alinhados. Organize eventos regulares de união da equipe para gerenciar o isolamento.

Manter as relações sociais também é importante em diversas circunstâncias. Por tudo isso, a organização deve combinar comunicação assíncrona e síncrona para ter uma equipe mais feliz. Isso decorre de um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Importância da comunicação assíncrona no modelo de home office

A comunicação assíncrona não é exclusiva do trabalho remoto, mas com certeza é adequada para o setor. É também uma habilidade essencial que trabalhadores remotos e empresas precisam dominar para serem realmente bem-sucedidas nos dias atuais.

Colaboradores remotos trabalham em diferentes ambientes, cidades, países e fusos horários. Mesmo que morem no mesmo lugar, às vezes trabalham em horários diferentes.

Dominar a comunicação assíncrona é vital para que equipes trabalhem de forma eficaz.

Afinal, ela é a principal forma de comunicação. Em geral, colaboradores remotos não podem contar com comunicação síncrona e interações face a face. Por isso, precisam encontrar maneiras de colaborar significativamente com atrasos entre suas comunicações.

Simplificando, uma equipe remota que não consegue se comunicar de forma assíncrona não conseguirá trabalhar em conjunto. Muitas equipes, especialmente equipes remotas, usam o poder da comunicação assíncrona há muito tempo, mesmo sem perceber.

A comunicação assíncrona não é uma solução abrangente em todos os sentidos. É importante lembrar que não resolverá todos os problemas de comunicação da empresa. Nem será um método de comunicação adequado para todas as situações.

Haverá frustração se a organização tentar usar uma abordagem assíncrona em situações que não exigem isso. A comunicação assíncrona é mais adequada para mensagens complexas e detalhadas que não vêm com nenhum prazo urgente ou pressão do tempo.

Por outro lado, a comunicação síncrona é melhor quando você precisa ter uma conversa rápida e simples e receber feedback imediato. O bom senso para saber qual é o melhor momento para utilizar um modelo ou outro virá com o tempo, acertos e erros.

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Conclusão

Se aprendemos alguma coisa com a pandemia, é que as pessoas valorizam a autonomia e a flexibilidade na forma como trabalham. A comunicação assíncrona significa que os funcionários têm mais liberdade para processar informações e responder em seu tempo.

Isso gera retornos na redução do estresse, melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e maior produtividade. Vale a pena fazer a mudança. Além disso, a comunicação assíncrona pode muitas vezes permitir conversas melhores e mais produtivas.

Se um colega compartilha uma ideia numa conversa de corredor, o ouvinte pode estar distraído e incapaz de fornecer uma solução. Mas se esse segundo colaborador receber um e-mail sobre o tópico, terá tempo para pensar em como abordar a situação com cuidado.

Além disso, a comunicação assíncrona permite registros. Imagine uma pessoa que trabalha em um projeto e deseja coletar notas sobre o feedback contínuo de colegas. Uma conversa assíncrona via e-mail ajuda a evitar as dificuldades de fazer anotações em reuniões.

Em resumo, se você simplificar a comunicação, não é necessário que todos os integrantes da esquipe estejam online para que as conversas essenciais aconteçam. Nesse sentido, criar uma cultura que incentive a comunicação assíncrona é algo bastante valioso.

Isso pode ser feito definindo expectativas claras com a equipe, investindo na infraestrutura digital adequada e documentando todas as conversas importantes. Utilize os dois tipos de comunicação em sua rotina diária para obter o máximo de benefícios.