Admissão de funcionários: entenda a importância dessa etapa

Não há dúvida que a admissão de funcionários é um dos processos mais importantes para qualquer organização. No entanto, em razão da quantidade incontável de detalhes, cada fase requer muita atenção do departamento de recursos humanos, a fim de evitar quaisquer problemas trabalhistas futuros.

Nesse contexto, a chamada admissão de colaboradores é o processo de contratação de colaboradores para trabalhar na organização. É preciso que seja uma etapa bem estruturada, uma vez que se trata de um momento em que há expectativa tanto do profissional que está chegando quanto da organização e dos integrantes da equipe em que ele irá trabalhar.

Existem questões burocráticas, que envolvem documentos e assinaturas, formalizando a admissão, mas também há outros aspectos que devem ser levados em conta.

De que maneira irá ocorrer a integração na organização? Quem será responsável pela recepção do novo colaborador? Aliás, antes até: qual é o propósito de contratar esse profissional? Esses são pontos que o RH deve ter em mente ao longo do processo.

Quais são as etapas da admissão  

De maneira geral, a admissão ocorre ao final de um processo de seleção para uma vaga que foi anunciada para um cargo em uma organização. Diante disso, o contrato é uma das prioridades nesse processo. É este documento que apresenta as regras estabelecidas e verificadas pelas duas partes a fim de que o trabalho prestado atenda aquilo que o colaborador e a organização desejam.

Daí a enorme importância de que a equipe de recursos humanos esteja alinhada e possa garantir o sucesso do processo de admissão. Afinal, uma boa admissão contribui para o êxito da própria organização.

É importante frisar que a contratação de colaboradores vai muito além do processo seletivo. Não se resume a uma análise de documentações, exames e dos protocolos referentes à gestão de pessoas. É fundamental que haja uma boa integração do colaborador, com a formação, a introdução ao código de conduta, entre outros pontos. Cada etapa se torna essencial para respeitar as leis trabalhistas.

Apesar do departamento de recursos humanos desempenhar um papel mais estratégico no cotidiano atual das organizações, a burocracia ainda integra a rotina do setor. E uma das principais se refere ao passo a passo do processo de admissão do empregado.

Recrutamento  

Parte importante da contratação de colaboradores, o processo de recrutamento passa pela divulgação da vaga e vai até o momento do primeiro contato com o colaborador. É neste momento que o recrutador tem o período de análise para escolher o perfil que mais se adequa à organização. A partir dessa dinâmica, o recrutador e a empresa começam a criar um vínculo de confiança com o futuro contratado.

Nessa conversa, são expostas as necessidades da organização assim como o que será oferecido pelo contrato, salário, benefícios (como vale-transporte, por exemplo), extras, etc. Dessa maneira, o recrutador é o responsável por sanar todas as dúvidas do candidato com as informações necessárias para que ele tenha clareza sobre tudo que será oferecido pela prestação de serviço.

Em razão disso, é fundamental que os profissionais ajam com respeito e ética perante todos os direitos legais do colaborador.

Revisão da documentação  

Ao final do recrutamento, a organização informa o candidato sobre sua escolha e tem início o processo burocrático, que formaliza a admissão do funcionário. Nesta fase, o empregador solicita alguns documentos necessários e obrigatórios em conformidade com a legislação trabalhista na contratação. Os documentos solicitados pelas organizações na etapa de contratação de funcionários são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cópias do RG, CPF, comprovante de escolaridade, comprovante de residência e certidão de nascimento no caso de filhos até 21 anos;
• Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
• Registro profissional, no caso de profissões que tenham essa exigência, como advogado (registro OAB) ou médico (CRM);
• Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
• Certidão de Nascimento e casamento, caso haja;
• Atestado de Saúde Ocupacional, documento que ateste a saúde do profissional para exercer o cargo e as funções determinadas;
• CNH, se a função exigir o uso de veículos;
• Foto 3×4;
• Se houver, declaração de dependentes;
• Título de eleitor e comprovante de voto nas últimas três eleições.

A empresa tem até cinco dias para devolver os documentos do colaborador, de acordo com o que prevê a lei nº 5.553. Ainda segundo a lei, o empregador terá o prazo de cinco dias úteis para anotar na CTPS, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, podendo ser facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia (até 2019 a cargo do Ministério do Trabalho, quando foi extinto e integrado ao Ministério da Economia).

No caso da Carteira de Trabalho, o prazo de devolução não pode ultrapassar 48 horas, conforme artigo 29 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho, que contém as normas que regulam as relações trabalhistas).

Da lista acima, apenas a CTPS sofrerá alterações por parte da organização, portanto, é o único documento que precisa ser o original, os demais podem ser cópias, a não ser que a organização deseje verificar a autenticidade.

Há ainda o exame de admissão, que pode variar de acordo com o cargo que o profissional irá ocupar. Exames de visão e audição podem ser solicitados para proteger a organização em relação à saúde do funcionário em determinadas funções.

Jamais devem ser pedidos dados que possam constranger o colaborador, como exame de HIV, declaração do SPC, teste de gravidez, entre outros. É necessário que haja bom senso e a empresa pode se prejudicar caso faça isso.

Registro  

Após analisar a documentação exigida na contratação, o próximo passo é o cadastro. Nesse momento, são consideradas tanto as marcações na carteira de trabalho quanto o registro eletrônico, livro ou arquivo, previstos no artigo 41 a 48 da CLT.

A folha de registro do empregado deve conter todas as informações sobre o empregador e o empregado, como, por exemplo, salário, cargo, local de trabalho, jornada de trabalho, tempo e férias posteriores, auxílio-doença, etc.

Contrato de trabalho  

O contrato de trabalho e o momento em que ocorre a admissão do empregado por escrito. É importante nessa ocasião verificar todos os dados, cláusulas e benefícios determinados pela empresa conforme acordado previamente.

Está previsto no artigo 442 da CLT, que explicita tecnicamente o significado do contrato de trabalho na lei. O que diz o artigo 442: o contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego. Existem vários tipos de contrato que a organização precisa conhecer de acordo com suas regras. Os principais são:

• Contrato de trabalho a termo certo (quando há previsão de término);
• Contrato de trabalho por tempo indeterminado (quando não há prazo para a rescisão do contrato);
• Contrato de trabalho temporário (pode ser realizado por até dois anos, admitindo-se a prorrogação por até mais dois, em casos enquadrados em situações previstas em lei, como atividades transitórias ou quando a natureza do serviço justifica o prazo);
• Contrato de trabalho ocasional (neste caso não há vínculo empregatício. É trabalho esporádico e de curta duração);
• Contrato de experiência (É previsão de período para que as partes vejam se tem certeza da escolha. Pode ser fixado por até 90 dias);
• Estágio (também não há vínculo empregatício e o contrato funciona como termo de compromisso com as funções a serem desempenhadas, pactuado entre empregador e estagiário).
• Menor Aprendiz (Lei nº 10.097/00), contrato com tempo determinado de, no máximo, 2 anos, voltado a estudantes com idade entre 14 e 18 anos.

Há ainda o trabalho autônomo, que é aquele realizado por um profissional que atua de forma independente, sem vínculo empregatício. Em geral, esses profissionais são designados para um projeto em específico da organização, já que o planejamento e execução de tarefas são realizados sem que eles sejam subordinados a alguém.

Como gerenciar o novo colaborador  

Depois de cumpridos todos os processos burocráticos de admissão, a organização deve dar o máximo de atenção possível à gestão de pessoas. Trata-se de uma etapa essencial para que o colaborador integre a rotina do trabalho o mais rápido possível.

Vamos conhecer algumas das etapas que integram a gestão de pessoas na contratação de funcionários:

Integração e apresentação  

A integração é um dos primeiros passos para o sucesso do colaborador na organização. Pode parecer um detalhe, mas é a partir desse momento que o colaborador começa a se engajar com o que a organização tem a oferecer. É também neste momento que ele tem seu primeiro contato com os demais integrantes de sua equipe.

É fundamental que exista um impacto positivo para o colaborador desde o primeiro contato com a rotina da empresa. Mas o que deve existir na integração?

Existem diversos pontos-chave a serem planejados nesse momento. Desde uma simples mensagem de boas-vindas e apresentação para os novos colegas, a equipe, até a exposição da história, cultura, instalações, missão, visão e valores da organização.

Para que o colaborador se sinta acolhido e confiante com o novo desafio cada detalhe é relevante. É recomendável que a organização considere o período de adaptação, a fim de fazer demandas mais concretas sobre a atuação do profissional.

Código de conduta e cultura  

O código de conduta e cultura da organização é a base sobre o que o colaborador deve ou não fazer no dia a dia do trabalho. É por meio dele que a organização pode expor regras que de alguma forma alinham o perfil do funcionário com a cultura organizacional.

Nenhum colaborador pode seguir aquilo que não foi exposto e apresentado a ele. Portanto, é impossível cobrar de um profissional alguma conduta se a organização nem mesmo apresentou a ele algum caminho que deva ser seguido.

A introdução do código de conduta da organização na contratação do colaborador serve como um guia para que novos profissionais tomem decisões diárias. Além disso, com a missão, visão e valores da empresa apresentados ao colaborador, as chances de sucesso na integração e adaptação do profissional aumentam consideravelmente.

O código de conduta pode conter informações básicas como o código de vestimenta, a política de uso das redes sociais ou linguagem em e-mails internos e de clientes. Isso dá maior segurança ao funcionário na realização de suas tarefas.

Treinamento  

Ter um colaborador preparado para exercer sua função na equipe é um ponto crucial para que a organização alcance bons resultados. Este caminho está intimamente ligado à formação, que deve fazer parte da integração e admissão.

Reserve um período para treinar o funcionário na função que é fundamental para deixá-lo engajado com os objetivos da organização. Qualquer profissional que exerce seu trabalho sabendo aquilo que tem que fazer fica mais motivado na busca por resultados.

E essa preparação do funcionário vem por meio do treinamento. E isso não é apenas um bônus para o profissional, o treinamento tem um impacto total na rotina da organização.

Isso porque com o treinamento a equipe terá profissionais mais preparados para realizar as tarefas. A formação teórica de um novo funcionário é muito importante. No entanto, é fundamental que o treinamento faça parte desse processo de contratação.

Sem contar que qualquer forma de treinamento e qualificação, além de ser um processo de integração para o novo profissional, impacta diretamente na produtividade. Já que treinamentos e qualificações aprimoram as habilidades da equipe.

A importância da admissão de funcionários  

Como estamos conferindo, o processo de admissão de funcionários é uma rotina essencial para a organização se desenvolver e evitar problemas com a Justiça do Trabalho.

Por isso, é fundamental que a empresa tenha uma equipe preparada que conheça suas necessidades e a CLT, para que a etapa burocrática seja cumprida.

Também é importante entender que o processo de admissão não termina com a assinatura do contrato. A partir daí, a organização precisa dar um passo relacionado à gestão de pessoas, para que o colaborador seja corretamente integrado.

Sim, a gestão de pessoas é uma etapa do processo de admissão de funcionários. Portanto, é fundamental que o planejamento estratégico de uma organização na contratação de funcionários inclua não apenas a parte burocrática, mas também a gestão de pessoas. As organizações que conseguem aliar os dois pontos têm mais chances de sucesso com os colaboradores, conseguindo retê-los por mais tempo e reduzir o turnover.

Porém, antes da admissão, é preciso assegurar em primeiro lugar que o processo de recrutamento e seleção esteja adequado. Caso contrário, é possível que o novo colaborador não atenda às expectativas da organização ou não se encaixe na cultura.

Logo, a etapa inicial é analisar como são feitos o recrutamento e a seleção na organização. Deve-se identificar as possíveis melhorias e otimizações a serem desenvolvidas e, por fim, reestruturá-las conforme a necessidade da organização.

Após estruturar um processo de recrutamento e seleção adequado, e escolher o melhor candidato para o cargo, é o momento de formalizar a admissão, com todas as etapas já mencionadas.